Czasem proste rzeczy tylko się takimi wydają. Jeśli nie jesteśmy dostatecznie przygotowani na właściwą reakcję mogą działać na naszą niekorzyść. Do takich pułapek należy zostawianie wiadomości w przypadku gdy rozmówca jest niedostępny…

Najczęściej swoje sprawy załatwiam mailowo, rzadziej telefonicznie – taką mam specyfikę pracy. Nawet jeśli wykonuję telefon współpracownicy zwykle są „dostępni”. Jednak przytrafiło mi się dzwonić do nowych kontrahentów. Wyłączony telefon był dla mnie zaskoczeniem. Kiedy odezwała się poczta głosowa – nie było już odwrotu – nie miałam przygotowanej formułki i nagranie wyszło słabo. Dlatego trzeba być przygotowanym na wszystko –  jeśli kontakt jest dla nas szczególnie ważny, ponieważ to jak się zachowamy i co powiemy –  wpływa na nasz wizerunek – oraz wizerunek firmy jaką reprezentujemy. Specjaliści od etykiety podkreślają:

„Kiedy dzwonisz, bądź przygotowany na to, że być może będziesz musiał zostawiać wiadomość. Mów wolno i wyraźnie. Najpierw się przedstaw, podaj nazwę firmy, numer telefonu oraz datę i godzinę. Bądź zwięzły. Powiedz, po co dzwonisz i jakiej dokładnie oczekujesz odpowiedzi. Podaj kiedy najlepiej się z tobą kontaktować, powtórz nazwisko i numer telefonu, żeby osoba do której dzwonisz, nie musiała go szukać ani odsłuchiwać wiadomości jeszcze raz. Na zakończenie powiedz: „Będę wdzięczny za telefon. Do widzenia”. 

Jeśli wykręcisz zły numer i połączysz się z automatyczną sekretarką, poczekaj na koniec nagrania, a potem zostaw wiadomość, w której przepraszasz za pomyłkę. Dzięki temu osoby, które mają telefon z funkcją identyfikacji numerów, nie będą do ciebie niepotrzebnie oddzwaniać.

• Jak najzwięźlej podaj, w jakim celu dzwonisz.
• Poinformuj, kiedy najlepiej do ciebie oddzwonić.
• Nie mów zbyt szybko, kiedy zostawiasz szczegółową wiadomość”(Johnson, Tyler, 2015).

źródło: D. Johnson, L. Tyler: „Współczesne maniery czyli jak się zachowywać w drodze na szczyt…”, Wydawnictwo Literackie, Kraków 2015