EKSTRAKTOR ZADAŃ

Zapewne zdarzyło wam się usłyszeć, jak ludzie mówią: „Mózg mi już skwierczy” albo „Mój mózg jest kompletnie przeciążony”. Nasza kora przedczołowa – która przetwarza informacje, sortuje je pod kątem ważności, a następnie odpowiada za podejmowane przez nas decyzje (niczym bardzo sprawny pracownik biurowy) – rzeczywiście „ciemnieje” na obrazie MRI (obrazowanie metodą rezonansu magnetycznego), gdy dochodzi do granic wydajności pod wpływem nadmiaru informacji. To trochę tak, jakby pilny urzędnik siedzący w recepcji biura naszego mózgu dostał nagle krótkiego ataku paniki i zemdlał od nadmiaru niezałatwionej papierkowej roboty.

Szczypta neuronauki:

Jak pisze Michael Vaughan, autor Know your limits, your brain can only take so much, naukowcy z filadelfijskiego Temple University wykorzystali badanie rezonansem magnetycznym, by pokazać, jak dochodzi do zawieszenia aktywności w korze przedczołowej, kiedy uczestnicy badania są zalewani nadmiarem informacji. W takiej sytuacji „dokonywali złych wyborów, ponieważ obszar mózgu odpowiedzialny za mądre decyzje właściwie się wyłączył” (Vaughan, 2014).

Obserwując pacjentów zmagających się z przeciążeniem informacyjnym spowodowanym zbyt napiętym grafikiem, zaczęłam się zastanawiać nad narzędziem, które mogłoby im pomóc. Mniej więcej w tym samym czasie kupiłam gadżet zwany „ekstraktorem soku”, co, jak podejrzewam, jest po prostu szumną nazwą dla starej dobrej sokowirówki. Urządzenie pochłaniało prawie pół kilograma selera naciowego, oddzielało włókna i wyciśniętą pulpę i pozostawiało jedynie zaskakująco małą ilość zdatnego do picia soku. Tyle że… właśnie owa odrobina soku stanowi tę odżywczą część, której potrzebujemy, by dostarczyć organizmowi minerałów i witamin. To właśnie wtedy zaświtał mi w głowie pomysł na myślowe narzędzie o nazwie ekstraktor zadań.

Pacjentom walczącym z przeciążeniem mózgu w obliczu nieubłaganie zbliżających się terminów często proponuję, by skorzystali z ekstraktora zadań. Ma on pomóc zejść na poziom niezbędnego minimum zadań, które macie wykonać, oddzielając jednocześnie te, które chcecie / chcielibyście / sądzicie, że powinniście zrobić. W ten sposób możemy zapobiec całkowitemu „zaciemnieniu” kory przedczołowej i sprawić, że zacznie się ona swobodnie i na luzie zajmować tylko niezbędną papierkową robotą, zamiast pogrążać się w kompletnym odrętwieniu.
Oto przykład: pewna moja znajoma, bardzo zapracowana artystka, miała przygotować wystawę w galerii w ciągu tygodnia i czuła się tym całkowicie przytłoczona. Zapytałam ją, jakie trzy zadania koniecznie musi wykonać, żeby wystawa mogła się odbyć. Wyliczyła ich ponad dwanaście.
Zadałam kolejne pytanie: „Które z tych rzeczy rzeczywiście musisz zrobić, żeby przygotować wystawę na piątek?”.
Wymieniła dziesięć rzeczy. Część z nich w ogóle nie miała nic wspólnego z wystawą. Były to po prostu codzienne bieżące sprawy życiowe albo czynności, które nie musiały być zrobione do piątku. Powiedziałam: „Czy możesz ograniczyć tę listę do trzech punktów, które bezpośrednio wiążą się z piątkową wystawą?”.
Westchnęła i powiedziała: „Nie mam pojęcia! Tyle tego wszystkiego! Nie wiem nawet, od czego zacząć!”.
Poczucie przytłoczenia sprawiło, że nie była w stanie oddzielić zadań ważnych od mniej istotnych, co z kolei spowodowało, że trudno jej było zabrać się do robienia czegokolwiek. Widać było, że jej wewnętrzny urzędnik znalazł się właśnie na skraju załamania pod wpływem przeciążenia informacyjnego. Żeby było łatwiej, poprosiłam, by wytłumaczyła mi, czego wymaga przygotowanie wystawy, na co ona zaczęła objaśniać mi to ze wszystkimi szczegółami.
Zapytałam: „Czyli… chodzi o to, żeby jakieś pięć do dziesięciu twoich obrazów zawiesić na pustych ścianach?”.
Parsknęła śmiechem i powiedziała: „Chyba tak. Skoro chcesz tak to uprościć!”. Właśnie taki był mój zamiar. Bardzo, bardzo, bardzo uprościć. Aż do granic absurdu.

Uproszczenie listy zadań = Redukcja przeciążenia

Kazałam jej więc zapisać na liście:
 

1. Do piątku umieścić na ścianie od pięciu do dziesięciu

obrazów.
 
Na co ona szybko dodała:
 

2. Do czwartku upewnić się, że są w odpowiednich ramach.
    
   Zapytałam: „Czy jest coś jeszcze, co musi się stać, żeby ta konkretna wystawa się odbyła?”.
   Odpowiedziała: „Hmm… No, muszę się tam pojawić!”.
   Dodałyśmy więc kolejny punkt:
    
3. Przyjść w piątek na wystawę.
    
   Gdy na koniec odczytała mi to, co znalazło się na liście, umilkła na chwilę, a potem wybuchnęła śmiechem: „Kiedy spojrzę na to w ten sposób, w ogóle nie czuję się zestresowana!”.
   Niezbędne minimum

Powiedziałam jej, że musi wykonać niezbędne minimum w postaci zaledwie trzech zadań. Cała reszta to przydatne działania dodatkowe, swego rodzaju bonusy. Jeżeli więc moja znajoma chciałaby na przykład zaprosić swoich współpracowników, zamówić kwiaty na imprezę albo kupić sobie nowe ciuchy, można wpisać je na dole listy pod hasłem: działania dodatkowe. W gruncie rzeczy jednak żadnego z nich nie musi wykonywać.

Jedyne, co musi, to zrealizować trzy niezbędne punkty.
Co było dalej? Otóż bez żadnego problemu uporała się do piątku z trzema niezbędnymi zadaniami, a także wykonała wszystkie działania dodatkowe. A ponieważ była przekonana, że musi zrobić tylko trzy rzeczy, pozwoliła sobie na poczucie zrealizowania zadania już po wykonaniu tych trzech punktów.
Ekstraktor zadań pozwala się zatrzymać i poczuć satysfakcję po zrealizowaniu niezbędnego minimum zadań z waszej listy. Im bardziej będziecie w stanie poczuć rzeczywistą satysfakcję z ukończenia zadań na dany dzień, choćby były one niewielkie, tym lepsze będzie wasze ogólne samopoczucie i stosunek do siebie. Gdy zrealizujecie swoje trzy zadania, przekujcie je na pozytywne „doładowanie” pod własnym adresem. Oto kilka przykładów:

• „Skończyłam to, co miałam na dziś do zrobienia”.
• „Czuję ulgę, bo osiągnąłem swoje cele”.
• „Mogę teraz odpocząć, skoro uporałem się ze wszystkim na dziś”.
• „Uczę się celebrować małe sukcesy, gdy je osiągam”.
• „Wprawiam się w realizowaniu tego, co sobie zamierzyłam”.
• „Uczę się odczuwać dumę za doprowadzenie spraw do końca”.

Jak często dopisujecie zbyt wiele punktów do waszej zaledwie trzyzadaniowej listy? Ile z nich to działania dodatkowe, przez które wpadacie w popłoch? Co by było, gdyby ktoś wam powiedział, że wszystko, co musicie zrobić, by uporać się z daną czynnością czy wydarzeniem, to niezbędne minimum? Czy zawalony robotą urzędnik w waszym mózgu nie poczułby, że dzięki temu wszystko da się jakoś załatwić?

Dzienny ekstraktor zadań

Ekstraktor zadań możecie wykorzystywać pod kątem konkretnego wydarzenia albo po prostu zaplanować za jego pomocą dzień, w którym czeka was mnóstwo pracy. Ekstraktor przyda się również wtedy, gdy jesteście bardzo zajęci trudnym i wymagającym zadaniem albo pracujecie w kilku miejscach. W takiej sytuacji jego codzienne używanie może wam pomóc uniknąć poczucia skumulowanego stresu.
Zapytajcie sami siebie: „Jakie trzy zadania trzeba dzisiaj wykonać?”.
Oto przykładowa lista na szczególnie zabiegany dzień:
 

1. Zamówić przez internet zapasowy tusz do drukarek.
2. Oddać sprawozdanie, które ma być skończone na dzisiaj.
3. Odpowiedzieć na maile w sprawie wczorajszego projektu.
    
   

Ponieważ sprawozdanie zapewne okaże się pracochłonne i będzie wymagać pełnej koncentracji, nie wpisujcie na listę kolejnych dziesięciu punktów, które również będą wymagać skupienia. Możecie natomiast zamieścić na niej pomniejsze, nie tak wymagające zadania, które należy wykonać (jak zamawianie tuszu przez internet).
W sytuacji awaryjnej, gdy na przykład traficie do szpitala albo wydarzy się jakaś rodzinna katastrofa, z którą nagle będziecie się musieli uporać, możecie też zastosować ekstraktor zadań w odniesieniu do krótszego czasu. Zadajcie sobie pytanie: „Jakie trzy rzeczy trzeba załatwić przez najbliższą godzinę?”.
Załóżmy, że nagle znaleźliście się w szpitalu na SOR-ze. W takiej sytuacji lista może wyglądać następująco:
 

1. Rozmówić się z lekarzem do 16.00.
2. Zorientować się, co musi nastąpić, żeby mnie wypisali.
3. Dojeść te swoje owoce.
    
   Nie wpisujcie na listę nic innego! Z całą pewnością nie musicie właśnie teraz zawiadamiać o tym, co się dzieje, wszystkich, których znacie choćby z widzenia. Poinformujcie najbliższych o zaistniałej sytuacji i wstrzymajcie się z powiadamianiem reszty. Przede wszystkim zatroszczcie się o siebie i własne zdrowie. Możecie mi wierzyć, zorientujecie się, kiedy będziecie w na tyle dobrej formie, żeby stawić czoła innym sprawom. Podejmujcie wyzwania jedno po drugim, dzień po dniu. Spróbujcie nie przeciążać samych siebie, wyobrażając sobie zbyt wiele przyszłych problemów. Wszystko po kolei.

Williams Risa

źródło: W. Risa, Rozbroić lęk. 25 sposobów na wewnętrzny spokój…, 2022